Samenwerking visualiseren

“Ik zat in de ergste projectgroep ooit. Met deze mensen viel niet samen te werken. Ze kwamen niet en deden niets van wat ik ze vroeg. Geen van de leraren wilde er wat aan doen. Het maakte me razend.” Student minor design thinking and doing (CMD, HvA)

Bij het woord ‘samenwerking’ denk ik aan ‘het geheel is meer dan de som van de delen’ en ‘krachten verenigen’, maar mensen die een samenwerking aangaan, kunnen er ook andere associaties bij hebben. Wat verwacht je van jezelf en van een ander? Wat vind je normaal gedrag en wat niet?  

Bij de opleiding Communication and Multimedia Design aan de HvA, waar ik sinds 2014 aan verbonden ben als docent en coach, werken studenten regelmatig samen in projectteams, ter voorbereiding op hun toekomstige werkveld. Daar zullen ze immers ook in (multidisciplinaire) teams moeten kunnen functioneren. Soms gaat de samenwerking heel goed en soms gaat het faliekant mis.

De methode Tekenen, spelen, delen is een goede manier om mensen over bepaalde onderwerpen met elkaar in gesprek te laten gaan. Het breekt het ijs en brengt een gesprek op gang. De methode leent zich ook voor het nader onderzoeken van gebruikte begrippen. Wat bedoelen mensen nu echt? Om deze redenen besloten de docent Charlie Mulholland van de minor Design thinking and doing en ik om de methode eens toe te passen tijdens deze minor. De studenten waren net geplaatst in een projectteam bestaande uit vijf mensen. Ze kenden elkaar nog niet goed maar zouden de komende paar weken gaan samenwerken.

Waar ik bij families en mensen in een therapeutische setting termen gebruikte die mensen lieten nadenken over hun leven en persoonlijke geschiedenis, besloot ik nu om woorden te gebruiken die met samenwerking te maken hebben. De rest van het spel werkt hetzelfde: de studenten leggen kaarten (met termen omtrent het thema ‘samenwerking’) voor elkaar neer en pakken daarbij weer een wie-, wat- of waar-kaart uit de pot. Aan de hand van deze twee kaarten maken ze dan een tekening.


Verschillende invalshoeken

Tijdens het spelen van het spel kwamen de deelnemers met anekdotes en hun eigen ervaringen, maar ook met definities van wat samenwerking zou moeten zijn. Zo was er een student die het ‘emotionele proces’ tijdens een project beschreef:


De student zei verder: de crux is om vertrouwen te hebben in het proces. Het gaat soms even mis maar dat hoort erbij en dat weet je als je het vaker meegemaakt hebt.

Deze ‘emotionele reis’ werd door meerdere studenten in het groepje herkend.


Er zijn studenten die van een afstand naar bepaalde onderwerpen kijken en iets algemeens over ‘samenwerking’ willen zeggen, en studenten die veel meer vanuit hun eigen ervaringen naar het onderwerp kijken. Het kan allebei, en juist de afwisseling zorgt voor een leuk, dynamisch gesprek.

Een student maakte een tekening aan de hand van de term ‘Slechte feedback’
in combinatie met ‘Wie’.

Door de methode toe te passen voorafgaand aan een samenwerking, zie je van elkaar heel goed hoe verschillend men denkt, wat je kan verwachten maar ook wat voor afspraken je misschien al moet maken. Zo zei een andere student aan de hand van de kaarten ‘goed project’ en ‘wat’:

Belangrijk is om de taken van tevoren goed te definiëren. Student minor design thinking

Samen visualiseren

Nadat ze drie rondes gespeeld hadden, vroeg ik de studenten om te kijken naar wat er tijdens het spelen van de methode aan bod was gekomen. Dachten ze hetzelfde over (een goede) samenwerking of juist heel anders? Wat vonden ze belangrijk en wat niet?

Vervolgens vroeg ik ze de besproken onderwerpen gezamenlijk te visualiseren op een A3 vel, en dit vervolgens aan de rest van de klas te presenteren. Hiervoor konden ze de tekeningen gebruiken die ze al gemaakt hadden en eventueel dingen toevoegen of weglaten.

Met deze laatste opdracht werden de studenten gedwongen te reflecteren op wat ze net gedaan hadden. Wat is er gezegd over samenwerking? En ook: wie heeft wat gezegd? Op die manier komt iedereen in een groep aan bod. Vervolgens moeten de studenten de resultaten op de een of andere manier structureren. Valt er een ordening aan te brengen? Een verhaal te vertellen? Het gezamenlijk ordenen van de uitkomsten maakt dat de studenten eigenlijk al aan hun eerste samenwerking beginnen.

Bij meerdere groepen werden ‘oren’ getekend. Goed luisteren werd gezien als een belangrijke voorwaarde voor een geslaagde samenwerking.

Uitkomsten

De meeste groepen lieten in hun eindvisualisaties ‘samenwerking’ zien aan de hand van het proces dat tijdens een project doorlopen wordt. Hoe dat proces eruitziet en wat in hun ogen een goede samenwerking inhoudt, was bij elke groep anders. Zo zei een groep studenten:

Het is belangrijk om de motor draaiende houden zodat het proces (en daarmee het project) niet inzakt. Student minor design thinking

Het samenwerkingproces gevisualiseerd. Na ‘de motor laten draaien’ komt ‘verantwoordelijkheden hebben. Het eindigt met communicatie, initiatief nemen en
je uiterste best doen.’

Een aantal studenten liet in de visualisatie van hun proces ook voorbeelden zien van wat voor een slechte samenwerking zorgt. Zo was er een student die een tekening gemaakt had aan de hand van de kaarten ‘slechte samenwerking’ en ‘wat’. Op de tekening zit iemand in een box met een ‘closed mind’. Hij wilde hiermee iemand laten zien die niet open staat voor nieuwe ideeën en nieuwe oplossingen.

De student zei: ‘de jongen in de box wil niet luisteren maar houdt alleen
maar aan zijn eigen plan vast. Het open staan voor anderen en hun ideeën
is heel belangrijk bij een goede samenwerking.

Boundary objects

De reden dat de methode zo goed werkt, is omdat de tekeningen ‘boundary objects’ zijn. Het is als de steen van Rosetta die mensen in staat stelt om  iets naar elkaar te vertalen. Charlie Mulholland, senior lecturer minor design thinking and doing

De term ‘boundary object’ wordt in de sociale wetenschappen gebruikt voor objecten die een brugfunctie vervullen tussen verschillende werelden. Zulke ‘grensobjecten’ zorgen voor het tastbaar maken van abstracties, en voor een gevoel van eigenaarschap en betekenis bij alle betrokkenen. Daarmee vormen ze een laagdrempelig communicatiemiddel bij uitstek.

Mensen hebben allemaal een globaal idee van wat samenwerking is of zou moeten zijn. Dat idee zit in het hoofd en wordt meestal niet gedeeld. Tijdens de workshop merkte ik hoe nuttig het kan zijn om dieper op zo’n begrip in te gaan. Aan de hand van wat ze tijdens het spel en hun eindvisualisatie bespraken, konden de studenten een samenwerkingscontract opstellen met duidelijke regels en afspraken.