Samenwerken bij de Digital Society School

This article is available in English here.


I am very upset. Not for me but for the others that were waiting for us

zei de student die als enige op tijd kwam voor mijn afspraak met vier studenten en een coach van de Digital Society School op 28 november.  Bij de DSS werken studenten in multidisciplinaire en multiculturele teams samen aan een project. Met hen wilde ik de kaartenset met het thema ‘Samenwerking’ testen die ik al eerder gebruikte bij de Minor Design Thinking and Doing. Nog niet eerder heb ik zo duidelijk gezien hoe moeilijk samenwerken kan zijn en wat een positief effect het zou kunnen hebben om dat, in een gecontroleerde omgeving, te bespreken.

De studenten van de DSS aan het tekenen.

Digital Society School

De Digital Society School is een learning community verbonden aan de HvA waarbij studenten een soort stage lopen. Tijdens deze stage onderzoeken ze de impact van technologie op de maatschappij, en ontwikkelen ze vaardigheden om de nieuwe digitale wereld mede te ontwerpen en hun kennis, o.a. aan onderzoekers en bedrijven, over te brengen.

Tracks

De studenten werken bij DSS in teams aan verschillende projecten, zogenaamde ‘tracks’. Ze doen dit in vijf ‘sprints’. Elke sprint eindigt met een evaluatie. Ik heb de methode toegepast als evaluatietool aan het eind van de derde sprint.

Data Driven Transformation

De studenten volgen de ‘track’ Data Driven Transformation. In hun huidige project onderzoeken ze hoe nieuwe klimaatbewegingen (na 2017 opgericht) communiceren en gerepresenteerd worden door de media. Ze creëren een dataset door gegevens op social media – zoals hashtags op Facebook – te verzamelen, met als doel het ontwerpen van een interactieve installatie die de patronen in de datasets toont. Ze hopen met deze installatie de ‘apocalyps-moeheid’ weg te nemen en mensen ervan te overtuigen deel te nemen aan een van de klimaatbewegingen.

Multicultureel en multidisciplinair team

De Digital Society School is aantrekkelijk voor studenten uit het buitenland die uit zijn op een baan in Nederland. Ze krijgen een tijdelijk visum en als ze een baan vinden, kunnen ze op een werkvisum in Nederland blijven. Dat betekent dat er studenten uit allerlei landen en van allerlei culturen bij de DSS samenkomen.  De studenten die meededen met mijn methode kwamen uit Chili, India, de VS en Italie. Ze hebben daar o.a. software engineering, visual/frontend design, social work en international business & management gestudeerd en (bijna) allemaal hun master behaald.

Setting

Er waren uiteindelijk vijf deelnemers:

Cristiano, de coach, uit Italie

Roman, ook uit Italie

Salina, uit India

Diego, uit Griekenland

Walter, uit de VS.

Cristiano, de coach, had besloten om zelf ook mee te doen met het spel. Van tevoren had ik met hem een aantal thema’s uit de set geselecteerd die ik ook met de minor design thinking gebruikt had. Er werd in het Engels gecommuniceerd. Dit leidde, al beheersten alle studenten de taal goed, af en toe toch tot misverstanden. Niet alle deelnemers waren enthousiast over het idee om te moeten tekenen, maar uiteindelijk deed iedereen op z’n minst gedeeltelijk wel mee.

Te laat

Het conflict dat ontstond naar aanleiding van de kaarten Responsibility en Where.

Drie studenten kwamen ruim een kwartier te laat. Eén teamlid kwam helemaal niet. De coach en Roman waren wel op tijd aanwezig. Roman had de kaarten Responsibility en Where. Hij tekende een agenda en een klok en zei:

For me it was very easy.  I drew an agenda and a clock. You need to respect the time of others. You could have the greatest idea or be the biggest genius in the world. If you are not on time, you can’t sit at the table of decisions others make.

De andere studenten begonnen een beetje ongemakkelijk te lachen, Salina riep:

Too much anger, too much anger.

Waarop de coach zei:

I actually drew something likewise, my cards said Professional and What. For you in the the future, if you want to apply for a job, keep in mind: we all come from a different cultural setting so the concept of time can vary but the concept of agreement is something you should stick with to be more professional. As a group, if you agree on something you should stick with these simple rules.

Walter reageerde door te zeggen:

Maybe if we agreed on the time, we could have all been here on time, but we didn’t have any input, you know. It was just decided, you know.

Coach:

So it was not clear to you that we started at ten?

Walter:

Yes it was, but we were told yesterday, and of course that is enough notice, but we are now talking that we should all agree on it and I didn’t agree on it.

Waarop Salina zei:

I was there on time but I couldn’t open Slack on my phone so I didn’t know the location.

Coach:

So in the future I should give you more notice on what we agree on?

Roman:

I think it is the basic of our collaboration. We know we have tools like Slack that we have to check.

Salina:

But it’s not working on my phone, I did try it out and eventually switched it on on my laptop.

Roman:

Of course it is clear and none of it is personal. Now I can say “ok” but another person could say, it’s not my problem if you don’t check Slack. Everyone has to check Slack.

Salina:

It’s on your phone, it’s not on my phone.

Roman:

I understand but you have to understand me.

Diego:

We start the conversation with lame excuses, we have to be here on time. That’s it. Why are we talking about this?

Coach:

Is this an issue that happened before?

Walter:

For me it is not an issue, you know. I don’t care when you come in or when you leave. As long as you do your job. I’m flexible.

Coach:

I understand but maybe other people think differently about this. Maybe you can use this to talk about a new agreement? Take your time to think about it and maybe you can decide in the next couple of days.

Roman:

It worked before and you don’t have to come on time every day but as a team we should be capable of coming on time.

Walter:

To defend myself, this never happened before. And the tv didn’t even work when we got here. So it wasn’t actually a problem at all.

Roman:

You can keep saying these things but it’s not about that.

Coach:

Ok, let’s try another round.

De bovenstaande conversatie illustreert hoe zo’n eenvoudig onderwerp als op tijd komen al een discussiepunt kan zijn en voor veel ergernis en miscommunicatie kan zorgen. In mijn volgende blog, gewijd aan (mis)communicatie, staan meer conversaties uit deze zitting. Voor nu: de duidelijke regels van het spel maakten dat de coach iedereen om beurten zijn zegje kon laten doen, maar de conversatie ook kon stoppen door naar de volgende ronde te gaan. Het is de bedoeling dat een coach zich ook echt aan de aangegeven tijden houdt. In dit geval twee minuten voor het tekenen en vijf minuten voor het delen van de tekening en het gesprek dat daar eventueel uit voortkomt.

Algemeenheden

De studente gaf een algemeen antwoord aan de hand van het thema Bad project.

De bedoeling van mijn methode is dat deelnemers door het maken van een tekening minder aan de oppervlakte blijven dan wanneer ze alleen iets in gesproken of geschreven taal benoemen. Als het thema Liefde is, is het gemakkelijk (en algemeen) een hart te tekenen. Als het thema Liefde en Waar is, zul je met een specifiekere tekening moeten komen. Wanneer ik de persoonlijke thema’s gebruik, zoals bij een vriendengroep , kinderen en hun ouders, de Geestelijke gezondheidszorg en een familie werkt dit over het algemeen goed. Bij de thema’s (Samenwerken en De rol van een ontwerper) die ik momenteel in het HBO uitprobeer, soms wel en soms niet. Ik ben er nog niet achter of dat voornamelijk aan het type deelnemer (studenten) of aan de thematiek van het spel ligt. Toen ik het thema samenwerking met de minor Design Thinking deed, kwamen de studenten vaak ook niet verder dan de oppervlakte, maar waren ze wel in staat om die algemeenheden betrekking te laten hebben op wat ze zelf aan het doen waren, namelijk samenwerken.

Dialoog die ontstond aan de hand van de kaarten Bad feedback en What.

Tijdens de DDS-zitting zei Salina, die de kaarten Bad project en Where had, dat een algemeen begrip als ‘een slecht project’ niet bestaat. Dat het altijd te maken heeft met de context, de ervaring en de visie van het individu.

Ik ben ook geïnteresseerd in de visie van het individu, en hoop dan ook dat de spelers het thema op deze manier interpreteren of in staat zijn om aan de hand van een algemeenheid een persoonlijk voorbeeld te geven. Het feit dat ze dat soms niet doen, zegt misschien iets over hoe ik de thema’s formuleer. Misschien zou My worst project een betere tekst zijn dan Bad project. Alleen hoeft iemand een situatie niet zelf meegemaakt te hebben. Een voorbeeld uit zijn/haar omgeving zou ook interessant kunnen zijn. De coach vroeg door naar Salina’s visie op een slecht project maar kreeg geen duidelijk antwoord. Walter had vooral moeite met alle thema’s waar Bad voor stond, omdat het te negatief gesteld is. Toen ik de methode uitprobeerde met de studenten van de minor Design Thinking had niemand hier een probleem mee. Ik ga in het vervolg nadenken over een andere verwoording. Het gesprek dat uiteindelijk voortkwam uit deze themakaarten bleek wel constructief: het leverde een aantal duidelijke ‘regels’ op, zoals transparanter en opener zijn, die zouden kunnen helpen de samenwerking te verbeteren. Het onderwerp Bad feedback leidde, na een ietwat ongemakkelijke maar interessante discussie over regels vs. vrijheid (“So you don’t like freedom?”), tot de conclusie dat de ene student meer behoefte heeft aan leiding en structuur dan de ander. Het is goed om dit van elkaar te weten als je samenwerkt.

Eindvisualisatie

Eindvisualisatie van de studenten van de Digital Society School.

Aan het einde van ‘het spel’ was het weer de bedoeling dat de studenten een eindvisualisatie maakten. Wat bij project WEB ook bleek, was dat ze daarvoor meer richtlijnen nodig hadden. Toen ik deze test uitvoerde, had ik geen tijd om die richtlijnen te ontwerpen dus ook bij deze eindvisualisatie was de opdracht nogal open en ongedefinieerd:

The students will present the issues they discussed during the course of the game in a visual way, using the drawings they made in combination with the A3 sheet of paper. This will take no longer than 15 minutes.

De studenten hadden in eerste instantie ook niet de behoefte om samen te vatten wat er besproken was, of om er conclusies uit te trekken. Ze bekeken alleen hun eigen tekeningen en begonnen ze allemaal uit te knippen (in plaats van te overleggen over welke ze zouden selecteren). De coach, van oorsprong grafisch ontwerper, stak hier een stokje voor en stimuleerde de studenten tot overleg over wat er wel en niet in de eindvisualisatie terecht zou komen door te zeggen: “how can we do this? Can we formulate some wishes or rules for the next sprint?” Aan de hand van de tekeningen concludeerde hij dat de hoofdthema’s van de bijeenkomst “satisfaction, personal contribution and desires that are accounted for” waren geweest en dat de volgende regels voor een betere samenwerking zouden kunnen zorgen:

  • Be on time
  • Be inclusive in decision making
  • Embrace conflict
  • Own the project!

Conclusie

Er ging tijdens deze bijeenkomst veel goed en ook van alles mis. Dit maakte dat het een hele spannende bijeenkomst was om te observeren. Mijn aandachtspunten voor de volgende bijeenkomst met als thema samenwerking bij de DSS zijn:

  • de verwoording van de thema’s moet anders. Ik moet bijvoorbeeld een andere formulering bedenken voor ‘bad’.

De deelnemers moeten een algemene opmerking soms specifieker maken en andersom. Nu was er een coach bij maar als die ontbreekt, kan ik mogelijk een moderator aanwijzen die het onderstaande schema aanhoudt:

Er doen zich telkens dezelfde situaties voor dus bedacht ik dit schema. Een deelnemer tekent en vertelt iets heel algemeens. In dat geval is het goed om om een voorbeeld te vragen. Andersom komt ook veel voor. In dat geval is het interessant als een deelnemer die specifieke situatie kan veralgemeniseren.
  • Ik moet de opdracht van de eindvisualisatie veel helderder omschrijven.

De coach kwam met een aantal zeer nuttige suggesties voor de studenten:

  1. Schrijf een paar actiepunten op die je kunt gebruiken als een nieuwe set van regels.
  2. Maak een overzicht van de conversatie, wacht een week en bedenk dan een aantal regels aan de hand van dit overzicht.
  3. Zie de eindvisualisatie als een samenvatting of als een dagboek van de conversatie.
  4. Neem de tekening van een ander en schrijf er een reactie bij.
  • Ik moet uitvinden hoe ik tekeningen meer kan laten bijdragen aan het gesprek. De coach merkte op dat de tijd om te tekenen nu te kort was om het ‘lateraal denken’* van de studenten te stimuleren. Het doel van mijn methode is niet om de studenten lateraal te laten denken aangezien ze geen oplossing voor een probleem hoeven te bedenken, maar denk wel dat ik iets aan de desbetreffende ideeën kan hebben. Duidelijk was in ieder geval dat de tekeningen als resultaat misschien nog niet genoeg toevoegen aan de conversatie, maar dat het tekenen zelf wel van meerwaarde is: de deelnemers komen in een aparte flow door het tekenen, ze hebben tijd om over het onderwerp na te denken en kunnen niet volledig aan de oppervlakte blijven vanwege de wie/wat/waar kaart die ze bij het thema krijgen. Daarnaast stellen ze zich kwetsbaar op door hun ‘werk’ aan de rest te laten zien. Dit draagt weer bij tot de magische cirkel. Het is de moeite waard om te onderzoeken hoe de tekeningen en de eindvisualisatie meer kunnen bijdragen aan het op gang brengen en het samenvatten van de conversatie.

Ik had de indruk dat de studenten, al was de sfeer soms grimmig en wilden ze niet erg meewerken, veel meer bespraken dan gewoonlijk en dat er ook hele nuttige aandachtspunten uit zijn voortgekomen. Ze leken alleen zelf niet door te hebben dat ze ook daadwerkelijk wat aan deze bijeenkomst hadden. Dit zou ik misschien kunnen verhelpen door op een aantal momenten, bijvoorbeeld in de bijgeleverde powerpoint presentatie, te benoemen waarom ze bepaalde dingen doen en wat het nut daarvan is.

De coach zei achteraf dat hij het een goede manier vond om een gesprek op een andere manier te beginnen. Net als ik had hij de indruk dat de studenten vooral gingen tekenen omdat het moest en dat de tekeningen meer hadden kunnen bijdragen aan het gesprek.

* Lateraal denken is gebaseerd op het opnieuw (anders) ordenen van de bestaande informatie om zodoende nieuwe informatie te laten ontstaan. Een probleem kent vaak een begin- en een eindsituatie. Het denkproces is het proces van het vinden van een weg van het begin naar de eindsituatie. Normaal is de mens geneigd om een zo recht mogelijke lijn te volgen van begin naar einde via bekende wegen. Als ergens in deze lijn een onmogelijkheid of een schijnbare onmogelijkheid zit, gooien veel mensen de hele oplossing weg om een nieuwe te zoeken. Iemand die lateraal denkt gaat verder met de ingeslagen weg met de gedachte van “Stel dat het wel mogelijk zou zijn”. Hierdoor ontstaat een middel om verder te kijken dan die positie waar het schijnbaar onmogelijk leek. Dit kan leiden tot geheel nieuwe inzichten.